Как написать письмо ~ Инструкции на все случаи жизни

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Стимулирующие выплаты медработникам продлили до конца 2021 года
Должностные обязанности эколога
Как подтверждают основной вид деятельности в ФСС
Как оплатить больничный лист после смерти работника
Какие отчеты сдает ИП на ОСНО

Нормативная база

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до . »;
коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
сопроводительная, например, опись вложений;
поздравление;
требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
в обращении использовать имя и отчество руководителя;
указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
использование безличных обращений;
использование сленга;
личные вопросы;
ошибки в именах, названиях, реквизитах;
требовательный тон;
настойчивые рекламные лозунги;
грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
обращение к адресату — по центру;
преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

использовать достоверную информацию;
излагать информацию кратко и доступно;
использовать деловой стиль;
не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

Приглашение на выставку продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

Образец, как писать официальное письмо:

от Индивидуального предпринимателя

Иванова Ивана Ивановича

г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

тема;
приветствие;
краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
приветствие пишется в обычной форме;
в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.

Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:

личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.

Правила написания личного письма

Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».

В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.

При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.

Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.

Как написать полуофициальное письмо правильно

Полуофициальные письма «не любят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.

Сейчас от руки письма практически не пишутся. Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой. Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).

То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании. Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма. Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.

По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:

Как правильно написать письмо – обращение в различные органы? Это дисциплина, которую следует хорошо изучить для достижения поставленной цели. Важно грамотно составить документ. При составлении документа большое значение имеет структура и формат.

Действующее законодательство постоянно меняется и корректируется. Данные правила сформированы на базе действующих законов.

Письмо – обращение. Образец

Нахождение службы, отвечающей на нужный вопрос

Для начала следует выяснить службу или организацию, в функции которой входят те или иные обязанности. Когда письмо отправлено не тому адресату, то орган может перенаправить ее для рассмотрения в соответствующую организацию. В этом случае срок рассмотрения обращения увеличивается на тридцать дней. Поэтому важно направить обращение в соответствующую организацию. Каким образом находить, лиц в чьи обязанности входит тот или иной вопрос?

Нужно учесть, что в стране действует 3 системы власти: федеральная, областная (краевая) и местная. О принципах и порядке разделения полномочий указано в Законе о разграничении полномочий.

В стране действует много законов, которые приняты разными уровнями власти. Например, в Московской области действуют одни законы, а в Краснодарском крае другие, но принятые на этом уровне законы не могут вступать в противоречие с федеральными законами. В случае противоречия местного нормативно-правового акта федеральному закону, местный НПА отменяется, а физические и юридические лица имеют право осуществлять свои права по федеральному закону.

Поэтому при обращении в какие-то организации и органы, для начала следует выбрать систему органа власти. Когда вопрос не относится к международному праву и дипломатии, то это компетенция местной власти.

Не нужно по всем вопросам обращаться в администрацию города. Лучше найти структурное подразделение, которое отвечает за те или иные вопросы.

Вся информация о работе органов государственной власти размещается в сети интернет, в том числе службы и отделы администрации. В соответствующих разделах веб-сайтов выложены правовые акты об отделах и управлениях. В них расписаны функции и задачи соответствующих структурных подразделений.

Содержание обращения

После выбора организации, отвечающего за конкретные обязанности, начинаем писать. Обращение должно начинаться со ссылки на Положение: «Согласно пункта Положения об Управлении, в функции Управления входят надзор за соблюдением того или иного вопроса». Здесь следует указать конкретный вопрос, за который отвечает это Управление.

Далее необходимо заявить на несоблюдение или Ваших прав. Потом следует отыскать статью закона и указать в обращении. Каким образом отыскать его? С помощью поиска в интернете. В нашем государстве действует множество разнообразных законов и подзаконных актов. Скорее всего, существует закон, который раскрывает ваш вопрос.

Если нарушаются права в коммунальной сфере, например, отключили водоснабжение на три дня подряд. Набираем в поисковике запрос «Закон о предоставлении коммунальных услуг». И появившемся списке результатов находим Правила предоставлении коммунальных услуг и Жилищный кодекс РФ. Или в магазине отказываются принимать купленный товар обратно. Находим «Закон о торговле».

Также можно воспользоваться системой Консультант плюс через всемирную паутину.
При нахождении закона регулирующего ваш вопрос, и что именно из этого закона было нарушено, можно продолжать писать содержание вашего обращения. Оно будет приблизительно в такой форме: «В силу ч. 1, п. 2 ст. 2 Закона «О предоставлении в собственность земельных участков» земельные участки выделяются бесплатно молодым семьям, возраст каждого из супругов в которых на подачу обращения о предоставлении земельного участка не превышает тридцать пять лет». Составляя документ так, заявитель обозначает нарушенное право.

Следующим моментом будет указание ваших интересов. То есть, необходимо расписать попунктно.

“На основании вышеизложенного просим:

1. Предоставить бесплатно земельный участок.
2. Дать ответ на данное обращение в срок, установленный законом”.

В силу Закона №59-ФЗ заявителю должны дать ответ в срок – 30 календарных дней. Орган может продлевать установленный срок рассмотрения. Но он должен известить об этом.

Привлечение надзорных органов

Обычно происходит так, что выявить того, кто отвечает за функцию трудно. Организация не регистрирует ваше обращение или не может найти обращение. Как поступать в подобных прецедентах? Здесь можно обращаться за помощью в надзорные органы (Управление Роспотребнадзора, Ростехнадзор, прокуратура).

В письмах с надзорными службами важно опираться на направленные ранее обращения в соответствующие органы (региональные органы, муниципалитет и прочее) и ответы от этих организаций. По Закону «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» организация должна ответить по фактически поставленным в обращении вопросам. В случае неправомерной дачи ответа, можно направить жалобу в надзорные органы, сославшись на ранее поданные обращения и попросить наказать правонарушителя. Надзорный орган привлечет правонарушителя к ответственности и заставит исправить обнаруженное нарушение.

Важные тонкости при составлении обращения

Обращение можно отправлять сразу в два-три органа, ставя в шапке обращения.

Стоит отметить необходимость написания обращений и заявлений согласно 59-ФЗ. Этот закон не объемный и читабельный. Но он очень важен для составления документа.

Нецензурные и матерные слова в обращениях не допускаются. Важно это учесть.
При указании внизу обращения требований, не стоит писать «требую». Во-первых, это звучит очень смешно. Во-вторых, это бессмысленно.
Если не дан соответствующий ответ с одного раза, то следует написать еще, но уже скорректированное.
В законодательстве много пробелов и коллизий норм. Поэтому важно правильно находить законы и подзаконные акты. Это не сложно если включить мозг и верно подходить к делу.

Человечество еще в древности изобрело разные способы передачи информации. Одним из них являются письма, и даже сегодня трудно представить жизнь без этой формы общения — пусть теперь и в электронном варианте.

Преподаватель этикета Нуржан Исмаилова рассказала Sputnik Кыргызстан, какие правила необходимо соблюдать при составлении писем, чтобы они считались образцовыми.

Приветствие

Обращение

Лучше всего обращаться к адресату по имени. Если вы прежде не были знакомы, обязательно уточните его имя, фамилию и должность. Особенно если письмо имеет деловой характер.

Ошибки

При личной встрече люди всегда оценивают друг друга — по внешности, одежде, разговору, манере поведения. А при чтении писем обращают внимание на грамотность. Поэтому старайтесь писать без ошибок. Если письмо очень важное, перед отправкой обязательно перечитайте и проверьте его.

Краткость

Старайтесь избегать подробностей, которые не относятся к делу, не забивайте голову адресата ненужной информацией. После приветствия объясните все, что требуется, коротко и доходчиво.

Без лишних эмоций

Вид письма

Перед отправкой сообщения обратите внимание на строение текста — оно должно быть правильным и логичным. Если вы отправляете письмо на бумаге, то и она, и конверт должны быть чистыми и без складок. Адрес следует написать от руки. Если у вас плохой почерк, не стесняйтесь обратиться за помощью к тому, у кого он красивее.

Письмо с соболезнованиями

Такие послания желательно писать от руки, а не на компьютере. Этим вы подчеркнете значимость адресата для вас. Будьте максимально искренни и лаконичны.

Прощание

В конце любого письма не забудьте попрощаться. Также поблагодарите адресата за то, что он уделил время прочтению вашего послания.

Определение

Письмо другу – написанный учеником текст, вымышленно посылаемый другу для сообщения какой-либо информации.

Написанное на уроках русского языка дружеское письмо не предполагает, что ученик действительно отправит это письмо. Однако когда ученик составляет письмо, он должен думать о том, что отправит это письмо, чтобы сделать письмо более реалистичным.

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

Приветствие.
Раскрытие темы и основной мысли письма.
Прощание.

Перед началом написания письма необходимо четко осознать, на какую тему будет вестись разговор.

В некоторых письмах используются постскриптумы, находящиеся в самом конце всего высказывания.

Особенности

Письмо имеет ряд своих особенностей. Так как адресат и адресант являются друзьями, письмо носит личный характер. Здесь отсутствуют черты официально-делового и научного стиля. Адресант использует разговорную лексику, в тексте наблюдается большое количество простых и неполных предложений.

Письмо должно строиться как диалог, чтобы адресат мог ответить на письмо. Это означает, что в письме должны быть вопросы, на которые должен будет ответить собеседник в своем письме.

Образец

Приведем конкретный пример письма другу на русском языке:

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?! Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!

Что мы узнали?

Чтобы выполнить задание, предполагающее написать дружеское письмо, нужно писать его в соответствии с реальностью. Вначале нужно поприветствовать друга, затем раскрыть тему и основную мысль, после – попрощаться. В носящем личный характер письме можно использовать разговорную лексику и другие черты разговорного стиля. Письмо нужно строить так, чтобы на него можно было ответить.

17 декабря, 2019 No Comments Posted in

Не знаете, как достучаться до общественности и рассказать о наболевшей проблеме? Или хотите изменить мир, и чтобы большее число людей поддержали вашу идею? Напишите письмо в газету! Это еще один способ выражения общественного мнения в рамках социальной справедливости.

Письмо адресуется редактору газеты или журнала. Это хороший способ для взаимодействия с людьми, отличный метод донесения важной информации. Потому как, если ваше письмо опубликуют, его смогут прочитать миллионы людей.

Почему люди пишут письма в газету

Во-первых, когда человек чем-то недоволен или зол, он хочет незамедлительно выразить свое недовольство или протест . Особенно это актуально для маленьких городков. Ведь с большой долей вероятности, информация дойдет до органов власти.

Еще одной причиной может послужить возможность таким образом повлиять на местных жителей. Убедить их поддержать какую-то идею, например, оказывать помощь малоимущим семьям или повлиять на загрязнение окружающей среды.

Также автор, возможно, в письме хочет выразить благодарность и признательность кому-то. А может быть нашел ошибку в статье и хочет сообщить об этом, и устранить дезинформацию. Как видите, мотивов для написания письма в редакцию существует много.

Призыв к действию

После того, как основная часть письма готова — сформулирована ваша точка зрения и подкреплена фактами, нужно написать шаги к решению проблемы. Возможно, будет достаточно даже того, что вы проинформировали людей благодаря своему письму. Но вы можете предоставить читателю выбор и возможность поучаствовать в решении проблемы, например:

Напишите название организации или сайта, где можно узнать больше информации.
Укажите номер телефона представителей власти или, к примеру, благотворительного фонда.

Не бойтесь писать! Большинство редакторов будут только рады получить хорошо написанное письмо, заставляющее других задуматься. Такие тексты намного интереснее бесконечных пресс-релизов, обезличенных и сухих.

1) Мы (родители) хотим поменять программу обучения подскажите как правильно написать письмо если можно дайте кто нибудь образец такого письма.
Заранее огромное спасибо.

1.1. Заявление пишется в свободной форме по смыслу.

2) Как павильон написать письмо главе горда о шумном ресторане рядом с жилым домом. Как правильно сослаться на закон о тишине? Буду очень печальна если дадите ссылку на образец письма.

2.1. Доброго времени суток. Не печальтесь, но документы юристы составляют только на платной основе, а образцов не существует в природе. Удачи вам и всего хорошего.

2.2. Здравствуйте. Не печальтесь! Никаких образцов и ссылок мы не даем. Пишите своими словами. Правильность для таких писем — не самое главное. И писать надо не главе города, вернее, не только ему. А ещё и в прокуратуру и Роспотребнадзор. Всего доброго. Спасибо, что выбрали наш сайт.

2.3. В произвольной форме пишите. Не обязательно ссылаться н конкретные нормы. Глава города тик так знает закон о тикшине. Ссылку на образец письма давать не будем, так как не хотикм Вашей печали.

2.4. Ваша ситуация индивидуальна, никаких ссылок быть не может. Опишите ситуацию в произвольной форме, изложите свою просьбу. Ссылок на закон можете не делать, просто обрисуйте ситуацию и вашу просьбу.

2.5. Добрый день! Установленного образца заявления не существует. Пишется в свободной форме с изложением и пояснением обстоятельств по делу. От кого, ваши адрес и телефон, кому (ФИО или название организации, должности), что, где, когда, что просите. Дата, подпись.

3) Как написать правильно начальнику ГИБДД при МВД написать письмо чтоб выдал мне образец при купли продажи машины, какой бланк должен быть мне образец нужен.

3.1. Начальник ГИБДД никаких бланков договоров не выдает. Ищите образец в интернете.

4) Как правильно написать письмо должнику по расписке с требованием вернуть денежные средства? Человек занял 300 т. р. больше года назад и не отдает. Может есть образец письма? Заранее спасибо.

4.1. Добрый день! Если у Вас имеется расписка либо договор займа, то обращайтесь в суд с исковым заявлением.

4.2. Пишите досудебную претензию поскольку нужно обязательно соблюсти досудебный порядок перед обращением в Суд Адвокатский кабинет Адвокатской Палаты Краснодарского края Российской Федерации юридический адрес: 16 «а», ул. Высокая, п. Агой, Туапсинский район, Краснодарский край, РФ, 352830 фактический адрес: офис №7, д. 4/1, ул. Тулеева, г. Краснодар, Краснодарский край, РФ, 350912 почтовый адрес: а/я-1482, ул. Уральская, 170/3 — 1 этаж, г. Краснодар, КК, РФ, 350080 (почтовое отд. № 80 (тел. (861) 232?46?49) круглосуточный телефон: 8-918-00-29-359, электронный адрес: [email protected]

5) Как правильно написать коллективное письмо руководству о повышении заработной платы, Желательно посмотреть образец. Спасибо.

Как написать письмо